De Kunst van het Kiezen: maak makkelijk jouw planning met bewezen technieken!
Sommige links in dit bericht zijn affiliatielinks. Dit betekent dat als je op de link klikt en het artikel koopt, ik een affiliate commissie ontvang zonder extra kosten voor jou. Alle meningen blijven de mijne.
Carlijn | 4 nov. 2024
Niks is zo moeilijk als jezelf in een spagaat voelen staan. Je hebt een deadline van je werk en je moet nog even stevig werken vanavond. Dan komt je zoontje naar je toe en zegt dat z'n voetbalschoenen niet meer passen en vanavond om 1900 is de training. Kak!
Wanneer dit soort dingen maar vaak genoeg gebeuren, ga je waarschijnlijk op 'n luie zondagmorgen op Pinterest zoeken naar een manier om dit voortaan te voorkomen. Jij wil leren prioriteiten stellen!
En Pinterest staat vol met blogposts hierover!
Je leest over de Eisenhower Matrix, over de ABC methode en over de 1-3-5 regel. En weet je wat: ze werken allemaal 🥳
Je hoeft ze alleen nog maar even toe te passen...
De 3 meest gebruikte methodes om prioriteiten te stellen.
1. Prioriteitenmatrix van Eisenhower
Deze methode, ook wel bekend als de Eisenhower Box of Beslissingsmatrix, is een simpele maar krachtige tool om je taken te organiseren op basis van urgentie en belangrijkheid.
De matrix helpt je om je taken in vier kwadranten te verdelen:
1. Belangrijk en urgent: DOEN
Deze taken hebben onmiddellijke aandacht nodig. Denk aan deadlines die vandaag aflopen of noodgevallen zoals een kapotte dakpan waardoor de regen zo de slaapkamer van je zoontje in stroomt.
2. Belangrijk maar niet urgent: PLANNEN
Dit zijn taken die belangrijk zijn voor jouw lange termijn doelen maar geen directe actie vereisen. Zoals tijd maken voor teambuilding activiteiten of plannen maken om op vakantie te gaan met je schoonfamilie.
2. ABC-methode van Stephen Covey
Stephen Covey geeft een praktische benadering om orde te scheppen in de chaos. Het draait allemaal om bewustwording en prioriteiten stellen, zodat je tijd kunt vrijmaken voor wat echt belangrijk is.
A: Activiteiten identificeren
Laten we beginnen met stap één: activiteiten identificeren.
Schrijf alles op wat je doet gedurende een normale dag. Van ontbijten tot bedtijdrituelen - niets is te klein om genoteerd te worden.
Waarom is dit belangrijk? Omdat het inzicht geeft in waar al die kostbare minuten naartoe gaan.
Toen ik een tijdje geleden echt alles op ging schrijven, zag ik hoeveel tijd ik eigenlijk kwijt was aan halen en brengen en dingen voor de kids doen die ze eigenlijk zelf kunnen op hun leeftijd. En zij maar op de bank hangen met hun pc op schoot...
B: Belangrijkheid bepalen
Nu komt het echte werk: prioriteiten stellen.
Begin met onderscheid maken tussen urgente taken (die brandjes die NU geblust moeten worden) en belangrijke taken (dingen die bijdragen aan jouw lange termijn doelen).
Vraag jezelf af: Wat brengt me dichter bij mijn ideale balans? En durf ook kritische vragen te stellen zoals Wat gebeurt er als ik dit niet vandaag doe? En Wie kan dit ook doen? zodat het van mijn bordje af gaat.
C: Creëren van een plan
Nu we weten wat onze prioriteiten zijn, is het tijd om een plan te maken.
Neem een moment waarop je echt je eigen gedachten kunt volgen, misschien als iedereen in bed ligt of ga voor deze ene keer een kopje koffie pakken in plaats van naar de sportschool te gaan.
Pak je agenda en plan alle vaste dingen als eerste in. Plan daarna je transport-tijd en check of je alles hebt wat er nodig is voor de activiteit. Daarna plan je witruimte om deze activiteiten in voor onverwachte gebeurtenissen – want ja, kinderen hebben soms hun eigen planning!
Stel je week zo samen dat er ruimte blijft voor spontane momenten – misschien kun je dat kopje koffie een vast momentje geven, dan geef je jezelf elke week een vast plan-moment 😉
Stephen Covey’s boek "First Things First" geeft een heldere uitleg over deze methode met veel voorbeelden.
3. De 1-3-5 regel
Als je dan je agenda weer een beetje getemd hebt, is het natuurlijk zaak om elke dag een dagplanning te maken. De 1-3-5 regel zoals beschreven in super veel artikelen online, maakt dit een eitje.
1. Plan één grote taak.
En niet meer dus! Zo kun je je energie en aandacht focussen op wat echt belangrijk is zonder te verzuipen in een eindeloze to-do lijst.
En als het eenmaal gedaan is, mag je jezelf op de rug kloppen (en misschien zelfs een extra kopje koffie inschenken).
Maar pas op: wees niet té ambitieus met jouw grote taak; houd hem haalbaar binnen één dagdeel zodat je hem af kunt krijgen zonder er gans frusti van te worden.
3: Plan drie middelgrote taken.
Deze drie middelgrote taken zijn significant genoeg om vooruitgang te boeken, maar niet zo groot dat ze al je tijd opslokken.
Je kunt bijvoorbeeld uit een ander project iets pakken wat je toch een gevoel van vooruitgang of tevredenheid gaat geven als het af is of iets doen waar iemand anders heel blij van zou worden.
5: Plan vijf kleine taken.
Dit zijn die klusjes die altijd lijken rond te hangen maar uiteindelijk samen een groot verschil maken.
Waar loop je nou vaker tegenaan maar is tot nu toe nog geen groot genoeg probleem geweest?
Komt je kleine altijd tijdens het koken vragen of je een spelletje wilt doen? Maak een "kooktijd-mandje" met speelgoed waar al een tijdje niet mee gespeeld is zodat je voortaan iets leuks achter de hand hebt om je kleine mee bezig te houden.
Merk je dat je op het werk vaak dezelfde vragen per email moet beantwoorden? Schrijf een standaard antwoord wat je zo kunt knippen en plakken wanneer je het nodig hebt.
Het Geheime Wapen: Combineren voor Maximale Efficiëntie
Waarom zou je kiezen als je kunt combineren? Gebruik de matrix om te bepalen wat echt belangrijk is, rangschik ze vervolgens met ABC-labels en plan ze volgens 1-3-5. This is where the magic happens!
Plannen gaat dan als volgt:
- 's Ochtends gebruik je de matrix om je belangrijkste taak (A) te identificeren – bijvoorbeeld die presentatie afronden
- en dit plan je dan als je 1 taak in de 1-3-5 regel.
- Andere dringende of belangrijke zaken uit de andere kwadranten van de matrix worden genoteerd onder 3 of 5.
- Zo blijf je gefocust én heb je straks een mega berg werk verzet (die ook nog je leven flink makkelijker maakt).
Wat Als Het Toch Niet Lukt?
Flexibiliteit en Aanpassing 😇
Natuurlijk loopt niet altijd alles op rolletjes. Bij jou niet en bij mij niet! Files, valpartijen, er zijn nou eenmaal dagen waarop niets lijkt te lukken – join the club!
Mijn tip? Wees lief voor jezelf; fouten maken hoort erbij!
Bekijk opnieuw wat haalbaar is en pas aan waar nodig zonder schuldgevoelens toe te laten.
Dus daar heb je het! Drie strategieën die jouw dag kunnen transformeren van chaotisch naar beheersbaar.
Probeer vandaag nog minimaal één methode uit en vergeet niet – jij bent degene die bepaalt wat belangrijk is!
Laat die chaos maar komen; jij hebt nu alle tools in handen om ermee om te gaan.
You've got this!
Grtz, Carlijn