Prioriteiten stellen en waarom de Eisenhower Matrix bullshit is!
Carlijn | 1 nov. 2024
een tijdje terug schreef ik een blog/ nieuiwsbrief over met welke 3 methode je makkelijk je daglpanning kon maken.
Wat ze allemaal gemeen hebben wat een grote fout is
Het woord prioriteit komt van het Latijnse....
Dat betekent dat er maar 1 ding op dit moment in je leven belangrijkste is. Er is namelijk alleen het nu, 5 minuten geleden is al voorbij en 5 minuten in de toekomst zover zijn we nog niet. Alleen het nu is er (weird als je daar over nadenkt).
Een matrix legt je geen grenzen op. Je kunt er dus vanuit blijven gaan dat er meerdere taken belangrijk zijn. En zo voelt het ook, want voor je werk is door deadline belangrijk, voor je kind de voetbalschoenen die niet passen, voor je partner of je z'n first draft gelezen hebt en voor je beste vriendin... Nou ja, je snapt het al, je hebt een prioriteit voor elke rol die je hebt. Moeder, partner, medewerker, zus, dochter, vriendin, vrijwilliger, noem maar op.
En ze voelen allemaal belangrijk en ze moeten allemaal op je to do lijst. En dat kan dus niet!
Hoe ga je hier nu mee om?
Methode 1
Wat geeft de meeste poep? Waar is de fallout, de gevolgen het grootst? Als de deadline missen betekent je baan kwijt raken, is het overslaan van de voetbal training misschien een goed idee. Vanavond doen we Mario beweegspel op de computer
Methode 2
Backwards engineering, welk gevolg komt het eerste op je af? Als je deadline morgen is en de training van je zoontje vanavond om 7 uur, dan regel je eerst de schoenen en werkt daarna aan je deadline. Who needs sleep...
Methode 3
Wat voelt goed? Als je even rustig gaat zitten voel je vaak van binnen best waar de pijn zit. Welke taak heb je stiekem uitgesteld omdat je hem vervelend vindt? Moet er eerst een gesprek met je collega komen over de onderlinge samenwerking voordat er überhaupt aan dat project gewerkt kan worden? Zie je er tegenop om je zoontje te zien struggelen met het zoontje van de coach die altijd spits mag staan?
De 3 meest gebruikte methodes om prioriteiten te stellen.
De Prioriteitenmatrix van Eisenhower, ook wel bekend als de Eisenhower Box of Beslissingsmatrix, is een simpele maar krachtige tool om je taken te organiseren op basis van urgentie en belangrijkheid.
De matrix helpt je om je taken in vier kwadranten te verdelen:
1. Belangrijk en urgent: DOEN
Deze taken hebben onmiddellijke aandacht nodig. Denk aan deadlines die vandaag aflopen of noodgevallen zoals een lakpotte dakpan waardoor de regen zo de slaapkamer van je zoontje in stroomt.
2. Belangrijk maar niet urgent: PLANNEN
Dit zijn taken die belangrijk zijn voor jouw lange termijn doelen maar geen directe actie vereisen. Zoals tijd maken voor teambuilding activiteiten of plannen maken om op vakantie te gaan met je schoonfamilie.
De ABC-methode van Stephen Covey is een praktische benadering om orde te scheppen in de chaos. Het draait allemaal om bewustwording en prioriteiten stellen, zodat je tijd kunt vrijmaken voor wat echt belangrijk is.
A: Activiteiten identificeren
Laten we beginnen met stap één: activiteiten identificeren.
Schrijf alles op wat je doet gedurende een normale dag. Van ontbijten tot bedtijdrituelen - niets is te klein om genoteerd te worden.
Waarom is dit belangrijk? Omdat het inzicht geeft in waar al die kostbare minuten naartoe gaan.
Toen ik een tijdje geleden echt alles op ging schrijven, zag ik hoeveel tijd ik eigenlijk kwijt was aan halen en brengen en dingen voor de kids doen die ze eigenlijk zelf kunnen op hun leeftijd. En zij maar op de bank hangen met hun pc op schoot...
B: Belangrijkheid bepalen
Nu komt het echte werk: prioriteiten stellen.
Begin met onderscheid maken tussen urgente taken (die brandjes die NU geblust moeten worden) en belangrijke taken (dingen die bijdragen aan jouw lange termijn doelen).
Vraag jezelf af: Wat brengt me dichter bij mijn ideale balans? En durf ook kritische vragen te stellen zoals Wat gebeurt er als ik dit niet vandaag doe? En Wie kan dit ook doen? zodat het van mijn bordje af gaat.
C: Creëren van een plan
Nu we weten wat onze prioriteiten zijn, is het tijd om een plan te maken.
Neem een moment waarop je echt je eigen gedachten kunt volgen, misschien als iedereen in bed ligt of ga voor deze ene keer een kopje koffie pakken in plaats van naar de sportschool te gaan.
Pak je agenda en plan alle vaste dingen als eerste in. Plan daarna je transport-tijd en check of je alles hebt wat er nodig is voor de activiteit. Daarna plan je witruimte om deze activiteiten in voor onverwachte gebeurtenissen – want ja, kinderen hebben soms hun eigen planning!
Stel je week zo samen dat er ruimte blijft voor spontane momenten – misschien kun je dat kopje koffie een vast momentje geven, dan geef je jezelf elke week een vast plan-moment 😉
Stephen Covey’s boek "First Things First" geeft een heldere uitleg over deze methode met veel voorbeelden.
Als je dan je agenda weer een beetje getemd hebt, is het natuurlijk zaak om elke dag een dagplanning te maken. De 1-3-5 regel zoals beschreven in super veel artikelen online, maakt dit een eitje.
1. Plan één grote taak.
En niet meer dus! Zo kun je je energie en aandacht focussen op wat echt belangrijk is zonder te verzuipen in een eindeloze to-do lijst.
En als het eenmaal gedaan is, mag je jezelf op de rug kloppen (en misschien zelfs een extra kopje koffie inschenken).
Maar pas op: wees niet té ambitieus met jouw grote taak; houd hem haalbaar binnen één dagdeel zodat je hem af kunt krijgen zonder er gans frusti van te worden.
3: Plan drie middelgrote taken.
Deze drie middelgrote taken zijn significant genoeg om vooruitgang te boeken, maar niet zo groot dat ze al je tijd opslokken.
Je kunt bijvoorbeeld uit een ander project iets pakken wat je toch een gevoel van vooruitgang of tevredenheid gaat geven als het af is of iets doen waar iemand anders heel blij van zou worden.
5: Plan vijf kleine taken.
Dit zijn die klusjes die altijd lijken rond te hangen maar uiteindelijk samen een groot verschil maken.
Waar loop je nou vaker tegenaan maar is tot nu toe nog geen groot genoeg probleem geweest?
Komt je kleine altijd tijdens het koken vragen of je een spelletje wilt doen? Maak een "kooktijd-mandje" met speelgoed waar al een tijdje niet mee gespeeld is zodat je voortaan iets leuks achter de hand hebt om je kleine mee bezig te houden.
Merk je dat je op het werk vaak dezelfde vragen per email moet beantwoorden? Schrijf een standaard antwoord wat je zo kunt knippen en plakken wanneer je het nodig hebt.
Stap voor stap plan
Herken de Trigger: Weet wanneer je getriggerd wordt. Voel je een knoop in je maag bij een vraag? Dat is je eerste aanwijzing.
- Adem Diep: Voordat je reageert, neem een moment om diep in je buik te ademen. Dit helpt je om je zenuwstelsel te kalmeren.
- Onderzoek de Verwachting: Vraag jezelf af of de verwachting die je voelt van jou is of van iemand anders. Is het iets wat jij belangrijk vindt, of iets wat je geleerd hebt belangrijk te vinden?
- Reageer Bewust: Als je eenmaal kalm bent, leg dan rustig uit waarom iets niet is gelukt. Het is oké om te zeggen dat je afhankelijk was van anderen of dat er onverwachte omstandigheden waren. En het is ook oké om sorry te zeggen als iets gewoon niet gelukt is.
- Maak een Lijst: Noteer de verwachtingen die je van jezelf hebt. Zijn ze realistisch? Zijn ze nog steeds relevant voor wie je nu bent?
Wanneer je weet wat voor jou belangrijk is, wordt het veel makkelijker om in het moment adequaat te reageren. Zo creëer je ruimte voor jezelf en verminder je de stress die komt kijken bij het voldoen aan de verwachtingen van anderen.
Dus, ben je klaar om die verwachtingen los te laten en te leven volgens je eigen regels?
Het is tijd om die oude patronen te doorbreken en je eigen weg te kiezen! Zet 'm op 💪💪💪
You've got this!
Grtz, Carlijn